« Je dois faire face à deux sortes de problèmes : les problèmes urgents et les problèmes importants. Ceux qui sont urgents sont rarement importants et ceux qui sont importants sont rarement urgents. »
S’il y a une chose dont Dwight David Eisenhower, commandant suprême des forces alliés en Europe durant la seconde guerre mondiale et 34e président des États-Unis, se souciait, c’est bien de productivité. Tirée de son expérience de stratège militaire, il nous propose ainsi un outil pour prioriser plus efficacement nos tâches : la matrice Eisenhower.
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps visant à améliorer sa productivité. Elle permet de prioriser une liste de tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
Aussi appelée, la matrice de décisions Eisenhower, Eisenhower Box ou la matrice urgent-important, elle se présente sous la forme de 4 quadrants avec un premier axe classant les tâches en fonction de leur degré d’urgence et un second en fonction de leur importance.
Les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une attention immédiate. Elles possèdent une échéance précise ou supposée. Elles ont un fort pouvoir perturbateur car elles s’imposent généralement à nous. C’est le cas par exemple d’un appel 📞 ou d’une notification 🔔 reçue sur notre téléphone portable.
Les tâches importantes sont celles qui nous permettent de progresser vers nos objectifs professionnels ou personnels. Cette importance se mesure par rapport à l’impact négatif des conséquences liées à la non-réalisation de ces tâches.
Vous obtenez ainsi la matrice suivante :
- Quadrant 1 en haut à droite : les tâches urgentes et importantes
- Quadrant 2 en bas à droite : les tâches importantes mais peu urgentes
- Quadrant 3 en haut à gauche : les tâches urgentes mais pas importantes
- Quadrant 4 en bas à gauche : les tâches sans importance et non urgentes
Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower ?
Les résultats d’une étude américaine réalisée en 2018 ont montré que nous avons tendance à réaliser des tâches lorsque celles-ci sont associées à un sentiment d’urgence indépendamment de leur importance. Ainsi, nous allons plutôt choisir une tâche plutôt qu’une autre si la première s’accompagne d’une limite temporelle bien que le bénéfice qui en résulte se révèle inférieur. Ce phénomène a même tendance à s’accentuer si la personne concernée a le sentiment d’être débordée.
La matrice Eisenhower permet de ne pas confondre importance avec urgence. Elle nous permet de ne pas tomber dans ce biais psychologique qui nous fait choisir les activités urgentes au détriment des activités importantes. Elle permet de classer ses tâches dans le but de les prioriser et de nous concentrer sur l’essentiel.
La matrice d’Eisenhower peut vous aider si…
- Vous êtes débordé mais vous avez l’impression que votre travail n’a pas beaucoup d’impact.
- Vous avez des objectifs à long terme mais le temps et l’énergie vous manquent pour les atteindre.
- Vous avez des difficultés à déléguer.
- Vous avez l’impression de ne pas maîtriser votre emploi du temps car vous devez courir sans cesse après les sujets urgents.
 La matrice Eisenhower a notamment été popularisée par le célèbre auteur Stephen Covey dans ses livres : 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent et First Things First. |
Quadrant 1 « À faire » : les tâches urgentes et importantes
Ce quadrant contient les tâches prioritaires à réaliser. Elles nécessitent une action rapide car leur non réalisation aura des conséquences directes, visibles et immédiates. L’origine de ces tâches urgentes et importantes sont généralement externes.
L’image généralement associée à ce quadrant est celui d’un incendie. Vous devez intervenir immédiatement pour éteindre le feu !
De manière moins dramatique, citons parmi ces tâches :
- Finir un projet pour un client
- Un dossier ou un devoir à rendre avant une échéance donnée
- Répondre à des appels / e-mails importants
- Écrire un article avec une échéance précise
- Résoudre une crise / un conflit
- Aller chercher son enfant à l’école
- Se rendre à son rendez-vous chez le médecin
Les activités du quadrant 1 doivent être adressées par ordre de priorité. Étant donné que la survenance de ces tâches est généralement indépendante de votre contrôle, vous ne pouvez pas les éviter. Toutefois, le problème est de passer trop de temps sur des tâches qui sollicitent votre attention et votre énergie au détriment de vos objectifs à long terme.
Certaines des tâches listées dans ce quadrant pourraient tomber dans les quadrants « A déléguer » ou « A planifier ». Tout dépend en réalité de votre appréciation personnelle quant à l’urgence et l’importance de la tâche. Le caractère urgent dépendra également de l’échéance qui vous est généralement imposée.
A contrario, une tâche planifiée (quadrant 2) ou déléguée (quadrant 3) n’apparaît pas dans ce cadrant mais y sera poussée « naturellement » si vous ne faites rien pour l’adresser à mesure que l’échéance approche.
Quadrant 2 « A planifier » : les tâches importantes mais non urgentes
« Pour se préparer à la guerre, j’ai toujours estimé que les plans étaient inutiles mais que la planification était indispensable ». Dwight D. Eisenhower, dans cette autre citation célèbre, souligne l’importance de la planification dans la gestion des tâches.
Dans ce quadrant, on va regrouper toutes les activités importantes mais dont le degré d’urgence est inférieur à celles du premier quadrant. Instinctivement, on identifie ces tâches car ne pas consacrer du temps à leur exécution se révèle une source d’insatisfaction.
Parmi ces tâches, on peut citer :
- Se former pour décrocher le job de vos rêves.
- Prospecter de nouveaux clients pour développer votre business.
- Planifier vos objectifs à long terme.
- Faire de l’exercice physique pour rester en bonne santé.
- Épargner en vue d’un investissement.
La réalisation de ces activités vous permet de progresser vers vos objectifs à long terme. Votre attention est portée sur le bénéfice futur plutôt que sur les urgences qui se présentes à vous. Le risque majeur ici est la procrastination. Étant donné leur faible degré d’urgence, on a tendance à remettre constamment ces tâches à plus tard alors qu’elles sont essentielles pour atteindre les objectifs fixés. Notez également que plus vous planifiez vos tâches et donc remplissez ce second quadrant, moins vous aurez à vous soucier des tâches du premier quadrant. L’objectif est donc de les planifier et de se tenir à son planning.
Quadrant 3 « A déléguer » : les tâches urgentes mais sans importance
Sont répertoriées dans ce quadrant toutes les tâches urgentes mais sans grande importance.
Voici quelques exemples :
- Assister à une réunion qui ne requiert pas particulièrement votre présence.
- La majorité des appels téléphoniques et des e-mails.
- Des sollicitations de vos collègues de travail.
- Certaines tâches ménagères.
Ces tâches sont souvent la conséquence des attentes et des priorités d’une tierce personne. Passer trop de temps sur ces tâches vous donnera l’impression d’être occupé mais pas nécessairement productif. Les personnes qui passent trop de temps sur ce quadrant ont l’impression de ne pas avoir le contrôle de leur emploi du temps. La solution est donc de les déléguer au maximum. Par exemple, demander à quelqu’un de vous briefer sur une réunion plutôt que de devoir y assister si votre présence n’est pas indispensable.
Si vous ne pouvez pas déléguer certaines tâches, essayez d’en garder la maitrise. Par exemple, vous pouvez décider de dédier une demie heure plus tard dans la journée au traitement de vos e-mails non essentiels plutôt que de le faire dès que vous arrivez au bureau le matin.
| Une exception : la règle des 2 minutes. Il existe néanmoins une exception à cette règle. En effet, lorsqu’une tâche, même sans importance, peut être réalisée en moins de 2 minutes, on considère qu’il faut la réaliser immédiatement. Pourquoi ? Car, le temps de la considérer, la classer, la prioriser et éventuellement la déléguer serait plus long que son exécution immédiate. |
Quadrant 4 « A supprimer » : les tâches non urgentes et sans importance
Ces tâches doivent être abandonnées ou réduites au maximum pour améliorer votre productivité.
Ces tâches incluent :
- Les interruptions intempestives (notifications sur votre téléphone, sollicitations de collègues, etc.)
- Les distractions telles que surfer sur les réseaux sociaux, regarder la télévision ou jouer aux jeux vidéo.
- Procrastiner pour éviter de réaliser une tâche.
- Manger au fast-food.
Attention, nous ne disons pas qu’il faut supprimer intégralement ces tâches. Certaines constituent des moments de loisir que vous devez vous accorder. Ces temps de repos sont indispensables pour maintenir un bon équilibre et donc une productivité optimale. Toutefois, vous devez clairement encadrer le temps dévolu à ces tâches pour vous dégager le temps nécessaire à la poursuite de vos objectifs.
Quelles sont les limites de la matrice d’Eisenhower ?
Les degrés d’urgence et d’importance sont généralement des notions subjectives. Elles varient selon la personne qui doit réaliser la tâche. Ainsi, votre état psychologique du moment ou votre niveau de compétences concernant la tâche à réaliser sont susceptibles d’influer sur l’importance et l’urgence que vous donnerez à cette tâche.
La matrice Eisenhower est adaptée à la planification quotidienne de vos tâches. Toutefois, pour gérer des projets d’envergure, d’autres méthodes sont davantage adaptées telles que le diagramme de GANTT ou la technique PERT.
Quels outils pour utiliser la matrice d’Eisenhower ?
Le plus simple est de télécharger une application basée sur cette méthode. Il en existe plusieurs mais nous pouvons vous recommander :
- Focus Matrix sur iPhone
- Improve My Life : Tasks & Eisehower Matrice sur Android.
- Todoist sur ordinateur
Un exemple de mise en pratique : le chef de projet informatique
Voici un exemple d’une matrice Eisenhower pour un chef de projet informatique. C’est un exemple particulièrement intéressant puisque le job d’un chef de projet est de dire à d’autres ce qu’ils doivent faire et contrôler que les travaux avancent conformément au planning.
Quadrant 1 « À faire »
- Finir les slides pour le prochain comité de suivi de projet
- Évaluer les impacts d’une demande de changement
- Identifier les points de blocage
- Clarifier les sujets imprécis on incomplets
Quadrant 2 « À planifier »
- Réaliser un suivi budgétaire du projet
- Identifier les besoins en termes de ressources
- Planifier les phases de planification en amont des développements
- Planifier les phases de test
- Mettre à jour la feuille de route (raodmap)
Quadrant 3 « À déléguer »
- Animer les réunions quotidiennes de l’équipe de développement
- Écrire des cas d’utilisation (user stories)
- Identifier la faisabilité technique des prochains travaux
- Rédiger des spécifications techniques
- Passer en revue le backlog du projet
- Évaluer la performance individuelle des développeurs
Quadrant 4 « À supprimer »
- Écrire ou passer en revue du code
- Embaucher des développeurs
- Assister à des réunions sans objectifs clairs
- Micromanager les membres de son équipe
