Le diagramme de Gantt est un outil de planification qui se présente sous la forme de diagramme à barres horizontales, popularisé par l’ingénieur mécanique Henry Gantt (1861-1919). Très largement utilisé en gestion de projets, le diagramme de Gantt donne une représentation visuelle du planning d’un projet avec les différentes activités à exécuter et les délais correspondant à chacune d’entre elles.
Comprendre un diagramme de Gantt
La lecture d’un diagramme de Gantt est généralement assez simple. Toutefois, selon le projet, elle peut se révéler très complexe. C’est notamment le cas lorsque le projet comporte un grand nombre de tâches interdépendantes.
La ligne d’entête correspond à la chronologie du projet, de son début jusqu’à son achèvement. Dans l’exemple ci-dessus l’unité de temps utilisé est la semaine. Selon le type de projet, il peut être plus pertinent d’utiliser des jours ou des mois.
Les tâches à accomplir sont, quant à elles, listées dans la colonne de gauche. Ainsi, chaque ligne du diagramme correspond à une tâche, une activité à réaliser. Pour chaque tâche une barre horizontale indique son délai prévisionnel d’exécution c’est-à-dire la date à laquelle il est prévu qu’elle débute et celle à laquelle elle doit, en principe, se terminer.
Le diagramme ci-dessous est un diagramme très simple élaboré pour le suivi d’un projet de construction de petite ampleur. Dans cet exemple, l’activité « planification » doit débuter en semaine 1 du projet et s’achever à la fin de la semaine 2. Elle figure en premier sur la liste de la colonne de gauche. L’activité « finition » est la dernière à réaliser pour achever le projet et figure en dernier sur la liste et doit se dérouler en semaines 11 et 12 du projet.
Pourquoi faire un diagramme de Gantt ?
Avoir une vision d’ensemble sur un projet
Le diagramme de Gantt est un outil quasi-indispensable en gestion de projet car il permet d’avoir à la fois une vue d’ensemble sur le projet et l’ensemble des tâches à effectuer et une vision précise la chronologie et les délais de chacune des activités.
Visualiser le chemin critique
Le chemin critique (« critical path » en anglais) est une technique pour déterminer, parmi les tâches et activités d’un projet, quelles sont les tâches dites « critiques ». Ce sont les principales tâches du projet et dont l’exécution a un impact sur la durée totale d’exécution projet. Concrètement, les tâches critiques nécessaires à son achèvement qui sont interdépendantes les unes des autres et ne peuvent pas être menées concomitamment. Elles doivent nécessairement être effectuées l’une après l’autre. Un retard ou une mauvaise d’exécution d’une de ses tâches impacte l’ensemble du projet.
Pour prendre un exemple très schématique, dans un projet de construction, il ne sera pas possible de débuter la construction des murs avant d’avoir posé les fondations et il ne sera pas possible de réaliser la peinture avant d’avoir construit les murs. Or, toutes ces tâches sont nécessaires à la réalisation du projet. Un retard sur les fondations entraine un retard sur la construction des murs ce qui occasionnera nécessairement un retard sur l’activité « peinture » et ainsi sur l’ensemble du projet.
Le chemin critique représente ainsi la séquence d’activités qui doivent être achevées dans les délais prévus afin de terminer le projet à la date visée.
Dans les projets d’envergure et les projets complexes, il n’est pas rare qu’il y ait plusieurs chemins critiques.
Un diagramme de Gantt permet d’identifier précisément l’ordre dans lequel chaque tache doit être réalisée, les liens existants entre les différentes tâches et les délais pour chacune des tâches. Avec l’ensemble de ces éléments, un diagramme de Gantt bien réalisé doit permettre de faire ressortir le chemin critique.
Dans le diagramme de Gantt ci-dessous, le chemin critique est identifié en rouge.
Mieux gérer le déroulement du projet
Le diagramme de Gant aide le chef de projet ou le manager à gérer plus efficacement le projet. Le diagramme de Gantt permet en effet d’avoir très rapidement une vision sur l’avancement du projet et les éventuels retards et d’anticiper les difficultés. Avec un diagramme de Gantt le chef de projet voit quels sont les tâches en retard et les jalons qui restent à accomplir.
Il peut alors chercher à identifier les causes du retard et trouver des solutions pour accélérer le projet et remédier au retard ou bien le limiter.
Bien utiliser un diagramme de Gantt
Connaître les limites du diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt sert d’abord à déterminer et suivre les délais nécessaires à l’exécution d’un projet. Il est possible qu’un diagramme de Gantt contienne également d’autres informations (comme par exemple, l’identification de la personne ou de l’équipe en charge d’une tâche donnée) mais ce n’est sa fonction première.
Le diagramme de Gantt n’est ainsi pas un outil adapté pour recenser et suivre d’autres données essentielles du projet telles que les ressources humaines et matérielles requises pour un tâche, la complexité d’une activité, le coût d’une activité ou le coût global du projet. Sur un diagramme de Gantt, toutes les tâches sont représentées de la même manière, la seule indication donnée par le diagramme étant le temps requis pour chaque tâche.
Ainsi, le diagramme ne permet pas de distinguer entre les tâches qui requièrent d’importantes ressources, qui sont particulièrement complexes et nécessitent une grande quantité de travail.
Un diagramme de Gantt doit donc nécessairement être combiné avec d’autres instruments de gestion de projet pour un suivi complet de tous les aspects du projet.
En faire un outil partagé
Le recours à un diagramme de Gantt est possible pour tous types de projet. Qu’il s’agisse d’un projet de construction, de développement d’un produit, de planification d’un évènement, dès lors qu’il y a plusieurs tâches à réaliser sur une certaine durée, l’élaboration d’un diagramme de Gantt peut être pertinente.
Les outils de gestion du projet, en ce compris le diagramme de Gantt, sont généralement utilisés par la personne en charge de gérer le projet.
Il serait toutefois erroné, et c’est une erreur commune, de considérer que seul le chef de projet peut utilement se servir du diagramme de Gantt. En effet, toutes les personnes impliquées dans le projet et devant contribuer à une tâche figurant sur le diagramme ont intérêt à avoir connaissance de cet outil et à se l’approprier.
Cela permet pour chaque membre de l’équipe d’avoir une vision d’ensemble sur le projet, de mieux situer sa contribution par rapport à l’ensemble des étapes du projet et connaître l’impact de son travail sur le reste du projet, notamment en termes de délais.
En résumé, le diagramme de Gantt n’est pas réservé au manger ou au chef de projet. Au contraire, en faire un outil commun et pleinement partagé, encourager les différentes parties prenantes à s’y référer permet d’impliquer pleinement chacune d’entre elles et de maximiser l’utilité de cet outil.
Le diagramme de Gantt est un outil vivant
Enfin, l’un des principaux intérêts d’un diagramme de Gantt est de suivre l’évolution du projet. Cela suppose une mise à jour régulière en fonction de l’avancement des actions à mener pour finaliser le projet. À défaut, le diagramme deviendra rapidement obsolète et inutile.
Ce travail de mise à jour est plus ou moins aisé en fonction de la complexité du projet mais aussi, voire surtout en fonction du logiciel utilisé pour réaliser et mettre à jour le diagramme. En effet, le diagramme de Gantt peut être fait sur différents logiciels, plus ou moins adaptés et plus ou moins intuitifs à utiliser en fonction de vos compétences en la matière.
Ainsi, si vous faites votre diagramme sur Excel et que vous n’êtes pas particulièrement à l’aise pour utiliser ce tableur, la mise à jour de votre diagramme peut se révéler fastidieuse et, à terme, décourageante.
C’est pourquoi il est nécessaire d’une part de faire dès le départ un diagramme lisible et clair, qui « donne envie » de le consulter et d’autre part, de passer, pour ce faire, par des programmes sur lesquels vous travaillez sans trop de difficultés. La clé est donc dans la réalisation du diagramme.
Comment faire un diagramme de Gantt ?
Lister les données pertinentes
Le stade préalable à la création du diagramme est nécessairement l’identification des données qui vont y figurer. Plus vous consacrerez de temps et de soin à cette étape, plus vous avez de chance d’obtenir, à l’issue du processus, un diagramme de Gantt réellement exploitable.
Il faut se souvenir qu’un diagramme doit être lisible et compréhensible non seulement pour celui qui le réalise mais pour toute personne susceptible d’en faire usage.
Dans un premier temps, il est donc recommandé de dresser une liste des informations suivantes :
- Les différentes tâches du projet
- La durée de réalisation de chaque tâche
- La date de début et la date de fin de chaque tâche
- Les tâches prioritaires
- Les interdépendances entre les tâches
- Les tâches pouvant être accomplies simultanément
- La date de début et la date cible de fin du projet
Au départ d’un projet, l’ensemble de ces éléments peuvent ne pas être connus ou certains peuvent présenter un aléa. Les informations listées peuvent correspondre à des objectifs (dans ce cas veillez à fixer des objectifs réalistes) ou des estimations (dans ce cas, veillez à ce qu’elles soient basées sur des données concrètes). Comme rappelé ci-dessus, le diagramme a vocation à être un processus évolutif. Ne pas connaître avec certitude l’ensemble des informations n’est pas un obstacle à la construction du diagramme. Dès lors que vous avez suffisamment d’indications fondées sur des éléments tangibles, le diagramme pourra être utile.
En plus des informations listées ci-dessus vous pouvez également en ajouter d’autres comme le nom des personnes ressources, l’équipe en charge de chaque etc. Rappelez-vous toutefois que votre diagramme de Gantt ne doit pas être surchargé pour demeurer intelligible.
Choisir un programme adapté
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour faire un diagramme de Gantt. Le logiciel Excel peut être utilisé pour faire un diagramme de Gantt, bien que ce ne soit pas l’outil le plus intuitif pour ce faire. Microsoft propose un modèle de diagramme de Gantt accessible gratuitement. Vous pouvez également créer votre propre diagramme si vous avez un certain temps à consacrer à la création du diagramme et que vous maîtrisez suffisamment les fonctionnalités d’Excel.
Alternativement, de nombreuses solutions existent pour réaliser rapidement votre diagramme. Des sites comme LucidChart ou Monday.com par exemple permettent de faire et modifier votre diagramme de Gantt facilement. Pour avoir accès à des fonctionnalités intéressantes il sera nécessaire de souscrire un abonnement. Vous pouvez tester différentes offres avant de décider laquelle vous convient le mieux.
Réalisation du diagramme
Lorsque vous commencez à réaliser votre diagramme, ne perdez pas de vue votre objectif : communiquer visuellement, de la manière la plus claire possible, la planification du projet.
Ainsi, évitez de surchargé votre diagramme. N’y mettez que les informations réellement utiles. Si possible ne réduisez pas excessivement la police et faite en sorte que le diagramme entier tienne en un vingtaine de ligne. Si le nombre de tâches ne le permet, vous pouvez regrouper les tâches en phases est plus important il est recommandé de créer des listes de regroupements permettant de simplifier la visualisation progressive du planning
Ainsi, il est conseillé de regrouper l’ensemble de vos tâches dans des listes qui correspondront aux grandes étapes ou phases de votre projet. S’agissant des interdépendances entre les tâches, n’indiquez par des flèches que les plus importantes, celles qui correspondent au chemin critique.
En conclusion, le diagramme de Gantt est un planificateur qui s’avère essentiel dès lors qu’il est bien conçu, régulièrement mis à jour et envisagé comme un outil commun à l’équipe du projet.
