Que vous soyez chef de projet, responsable d’équipe ou manager de transition, la rédaction d’une note de cadrage bien structurée est essentielle pour définir clairement les objectifs, les contraintes et les attentes d’un projet. C’est un document qui établit les bases solides nécessaires pour orienter toutes les parties prenantes vers la réussite du projet. Elle a un rôle central dans l’organisation et la planification d’une initiative ou d’un projet.
En fournissant une vision globale, des objectifs clairs, ainsi que les ressources disponibles, la note de cadrage établit un cadre solide pour toutes les parties prenantes impliquées. Elle intervient en début de vos projets, avant même l’établissement d’un plan détaillé. Dans cet article, nous verrons les étapes avant la rédaction de la note de cadrage, son contenu, son objectif et surtout, son importance quant à la réussite de vos projets.
Identifiez les points à aborder pour ce projet avant la rédaction de votre note de cadrage
Avant toute chose, il est important de faire le point sur le projet que vous allez entreprendre. Certaines informations seront nécessaires afin d’établir la note de cadrage, il vous faut donc les rassembler afin de comprendre la demande et les objectifs émises par votre client. Analysez le contexte dans lequel s’inscrit votre projet, cela va vous permettre d’adopter les meilleures stratégies. Il est également important de pouvoir poser toutes vos idées et toute cette préparation au brouillon dans lequel vous donnerez un titre. Vous pouvez aussi envisager de faire une expression de besoin avant la rédaction de la note de cadrage mais tout va dépendre de la nature du projet. Cette expression va permettre d’expliquer pourquoi vous décidez de lancer un tel projet. Par exemple, le projet a pour but de réduire les coûts, d’ouvrir une filiale etc.). Il faut également préciser dans quel environnement ce projet va évoluer.
Déterminez les stakeholders
Ce sont les parties prenantes c’est-à-dire ceux qui ont un intérêt au projet. Cela passe par l’identification du sponsor du projet (exemple : la direction générale, la direction financière, la direction marketing) et tous ceux qui vont être impactés par celui-ci. Cela permet de définir qui finance le projet mais aussi, de qui a-t-on besoin et où vont se trouver les potentiels blocages pouvant ralentir ou empêcher la réalisation du projet si ce n’est pas pris en compte. En tant que manager de transition, c’est à vous de prendre en compte les impacts de votre projet sur l’organisation notamment en termes de ressources humaines, d’infrastructures, de processus et de changements organisationnels. Discutez des mesures qui seront prises pour gérer ces implications et pour assurer une transition harmonieuse.
La rédaction de la note de cadrage
Votre note de cadrage doit être claire, concise et complète afin d’avoir une vue d’ensemble sur le projet que vous prenez en main. Elle permet de communiquer efficacement, de faciliter la prise de décision et de minimiser les risques. En suivant les étapes et les conseils présentés dans cet article, vous serez en mesure de rédiger une note de cadrage solide qui posera les bases d’un projet réussi.
Délimiter le périmètre
Pour ne pas perdre de vue l’objectif principal de votre projet, vous devez inscrire les limites et les contraintes de celui-ci dans votre note de cadrage. En effet, même si certaines missions peuvent s’avérer nécessaires quant à la réalisation du projet, elle ne rentre pas toujours dans le cadre fixé. Cela peut vous faire perdre du temps dans la réalisation donc n’hésitez pas à inscrire ces limites dans la note de cadrage. Dans tous les cas, il faut que votre note de cadrage soit une synthèse compréhensible qui regroupe les informations essentielles liées au projet.
Mettre en avant les objectifs
Votre note de cadrage doit comporter les objectifs du projet demandé. Afin de les identifier, vous devez partir de la demande et des consignes que l’on vous a fournies. Une fois établis, vous pourrez les inscrire dans votre note de cadrage par ordre de priorité. Pour faciliter votre tâche, nous vous conseillons d’établir des objectifs mesurables afin d’avoir analyser les résultats.
Les objectifs doivent être formulés de manière précise et spécifique, de sorte qu’il soit possible de les mesurer et d’évaluer leur réalisation. Évitez les termes généraux et abstraits, et préférez des objectifs concrets qui puissent être quantifiés ou qualifiés.
Ainsi, préférer cette formulation spécifique et mesurable :
- « Augmenter le taux de satisfaction des clients de 10% d’ici la fin de l’année »
Plutôt qu’une formulation générique :
- « Améliorer la satisfaction des clients »
Aussi, vous devez établir des indicateurs de suivi. Autrement dit, pour chaque objectif, il faut identifier les indicateurs clés de performance qui permettront de mesurer leur réalisation. Ces indicateurs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Ils fourniront des repères concrets pour évaluer les progrès et l’atteinte des objectifs du projet.
Enfin, vous devez montrer la valeur et les bénéfices attendus résultant de l’atteinte des objectifs du projet. Cela signifie en quoi ces objectifs contribueront à améliorer les résultats, à répondre aux besoins des parties prenantes et à atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation.
Planifier les étapes du projet
La planification des étapes de votre projet va vous permettre de mieux l’organiser. Pour vous aider, il existe plusieurs outils. Vous pouvez utiliser le diagramme de Gantt ou encore le diagramme de PERTqui sont deux outils qui vont vous aider à coordonner, planifier et suivre de près le projet. Sinon, voici quelques conseils pour faciliter votre planification dans la note de cadrage :
- Identifier les grandes phases du projet du démarrage à la clôture : Cela peut inclure des phases telles que l’analyse des besoins, la conception, le développement, les tests, le déploiement et la maintenance par exemple
- Décomposer chaque phase en étapes : Chaque étape représente une série d’activités spécifiques nécessaires pour atteindre les objectifs de la phase
- Définir les livrables de chaque étape : C’est-à-dire inscrire explicitement les résultats tangibles qui seront produits à la fin de cette étape. Les livrables peuvent être des documents, des prototypes, des plans, des rapports, des produits finis, etc.
- Estimer la durée de chaque étape : Utilisez des techniques d’estimation appropriées, telles que l’expérience passée, les données historiques ou les évaluations des experts.
- Visualiser la séquence des étapes : Organisez les étapes dans un ordre logique et chronologique, en montrant comment elles s’enchaînent pour atteindre les objectifs du projet. Utilisez les outils cités ci-dessus 🙂
En planifiant les étapes du projet dans une note de cadrage, vous fournissez suffisamment de détails pour que les parties prenantes comprennent le déroulement général du projet. Cela permettra de faciliter la communication, la compréhension et la coordination des activités
Identifier les ressources nécessaires
Lorsque l’on parle de ressources, on inclut les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour chaque étape du projet. Cela peut inclure des compétences spécifiques, des outils logiciels, des équipements, des budgets, etc. Nous vous conseillons de lister ces ressources ainsi que les moyens nécessaires pour réaliser le projet au plus près de la demande du client.
Attention : Ces ressources peuvent également engendrer des contraintes qu’il faudra inclure dans la note de cadrage
Lister les risques et les contraintes
Votre note de cadrage doit inclure les contraintes qui peuvent limiter le projet, telles que des limitations budgétaires, des délais stricts, des réglementations spécifiques, des ressources limitées, des exigences techniques, etc. Décrivez ces contraintes en précisant leur impact sur la planification et la réalisation du projet.
Par exemple :
- Contrainte : Budget limité pour le projet, avec peu de marge de manœuvre pour des dépenses supplémentaires.
- Impact : Les ressources devront être gérées avec prudence et des ajustements pourraient être nécessaires pour respecter les contraintes budgétaires.
Assurez-vous de prendre en compte ces contraintes et dépendances dans la planification du projet.
Aussi, il vous faut évaluer les risques susceptibles d’affecter le déroulement du projet. Les risques peuvent être liés à divers aspects tels que les délais, les ressources, la technologie, les partenaires externes, la qualité, etc. Assurez-vous de les décrire de manière claire et concise, en mettant l’accent sur leur probabilité et leur impact potentiel.
Par exemple :
- Risque : retard potentiel dans la livraison du matériel nécessaire en raison de problèmes logistiques.
- Probabilité : Moyenne
- Impact : Élevé
En mentionnant les risques et les contraintes dans la note de cadrage, vous informez les parties prenantes des défis potentiels et des limites du projet. Cela permet une gestion proactive des risques et une prise de décision éclairée tout au long du projet.
Enfin, vous pourrez déduire certaines mesures d’atténuations pour permettre de réduire l’impact ou la probabilité de se produire. Ces mesures peuvent inclure des actions préventives, des plans de contingence ou des stratégies de réaction en cas de réalisation du risque.
En outre, la note de cadrage fournit une référence précieuse tout au long du projet, vous permettant de suivre et d’évaluer la progression, d’ajuster les ressources et les activités si nécessaire, et de maintenir le cap vers l’atteinte des objectifs fixés. Une rédaction complète et bien structurée démontre votre professionnalisme, votre capacité à anticiper les besoins et à organiser efficacement les projets. Cela renforce la confiance des parties prenantes et crée les bases d’une exécution réussie du projet.
